I software di gestione aziendale sono strumenti informatici che hanno un ruolo di notevole importanza per l’organizzazione di un’impresa, a prescindere dalle sue dimensioni. Se ben concepiti, infatti, consentono di ottimizzare i vari processi aziendali minimizzando gli sprechi di tempo e facilitando il controllo della situazione generale dell’impresa.
Questi software sono noti anche come ERP, acronimo dei termini inglesi Enterprise Resource Planning, ovvero pianificazione delle risorse d’impresa. In altri termini, consentono la gestione dei vari aspetti che caratterizzano il business ovvero la contabilità, i vari adempimenti fiscali (per esempio la liquidazione IVA), i corrispettivi telematici, il magazzino e la logistica, la produzione, il cash flow, i flussi finanziari, la riconciliazione bancaria, la business intelligence, la fatturazione elettronica ecc. In sostanza, i sistemi ERP mettono in relazione tra loro un insieme di processi di business e ne consentono lo scambio di dati.
Questi software possono essere on-premise (ovvero installati su computer locali) oppure su cloud (vale a dire gestibili da qualsiasi dispositivo connesso); quest’ultima è la modalità dominante.
Vista la cruciale importanza rivestita dai gestionali, è lecito chiedersi quali siano le caratteristiche da prendere in considerazione per scegliere il miglior programma di gestione aziendale. Cerchiamo quindi di individuare le principali, così da orientare correttamente la scelta.
Software di gestione aziendale: quali caratteristiche deve avere?
La prima importante caratteristica di un programma di gestione aziendale – peraltro auspicabile in qualsiasi tipo di software – deve essere la semplicità di utilizzo. Un programma di gestione che non sia facile da utilizzare e poco user-friendly aumenta considerevolmente il rischio di errori e determina anche sprechi di tempo. Al contrario, un software intuitivo può essere utilizzato anche da personale poco esperto senza che siano necessari lunghi e costosi corsi di formazione. La navigazione tra i vari moduli deve essere agile e ottimizzata.
Altra fondamentale caratteristica è l’adattabilità al tipo di azienda. A prescindere dalle dimensioni di quest’ultima e dal tipo di business, un ottimo gestionale, per dirsi tale deve potersi adattare a qualsiasi situazione aziendale, ivi compresi la sua evoluzione e i suoi cambiamenti nel tempo; deve quindi essere flessibile e facilmente personalizzabile.
Anche in riferimento al punto precedente, è molto importante che il programma sia modulare e permetta la digitalizzazione di ogni processo aziendale, allo scopo di massimizzare efficacia ed efficienza dell’impresa. La possibilità di poter aggiungere moduli in base alla crescita aziendale è una caratteristica imprescindibile per un software del genere.
Ovviamente, un ottimo programma gestionale deve consentire un’analisi precisa e puntuale della situazione aziendale, deve cioè essere in grado di aumentare il grado di consapevolezza dell’imprenditore sullo stato di salute dell’azienda evidenziando eventuali criticità e punti deboli. Ciò si concretizza nella creazione di report chiari, esaustivi e aggiornati in tempo reale.
Altra caratteristica imprescindibile di un software di gestione aziendale è il poter fruire di tutti i necessari aggiornamenti sulle normative contabili e fiscali. Il tutto deve essere il più possibile automatizzato così da evitare sprechi di tempo e problematiche di natura contabile e/o fiscale.
In sostanza, è necessario scegliere un software semplice da utilizzare, adattabile alla realtà aziendale, flessibile e personalizzabile, modulare, espositivo e facilmente aggiornabile.
