L’archiviazione telematica dei documenti, nota altresì come conservazione digitale, si rivela uno degli elementi fondanti della fase di transizione che stanno attraversando le imprese, a fronte di un abbandono sempre più considerevole dei formati cartacei.
Si basa sull’impiego di una particolare tipologia di programmi, pensati per gestire in maniera efficiente e pratica le informazioni elaborate in formato elettronico. In questo articolo vi raccontiamo qualcosa di più, focalizzandoci su quattro fattori in particolare.
Cos’è l’archiviazione digitale dei documenti
La conservazione digitale dei documenti rappresenta un processo che vede al centro prima di tutto una dematerializzazione dei dati, dimostrandosi una valida alternativa per custodirli ma anche per elaborarli.
Alla base c’è l’impiego di un software archiviazione digitale di ultima generazione, il quale consente di eliminare alla radice la dipendenza dalla carta, implementando una gestione a 360° delle informazioni.
Pensare alla conservazione digitale dei documenti come a un processo di mera conversione appare però riduttivo. Emerge un approccio strategico e una cultura aziendale che prevedono l’elaborazione di soluzioni data-driven, a fronte di un’ottimizzazione dei flussi di lavoro.
Cosa fa un software di ultima generazione
I software di ultima generazione per l’archiviazione digitale vengono proposti da parte di aziende qualificate secondo molteplici versioni e non sono tutti uguali.
Cosa consentono di fare? In linea generale lavorano su file in formato digitale, i quali vengono predisposti all’interno di archivi telematici che ne garantiscono una catalogazione semplice ed efficace.
Tutto ciò risulta possibile grazie a un accesso ottimale per tutte le figure che hanno necessità di lavorarci sopra, le quali hanno modo di procedere in tal senso semplicemente disponendo di una connessione a Internet e di uno qualsiasi tra i seguenti dispositivi: computer, smartphone e tablet.
Quali sono i costi
Diverse aziende sono piuttosto restie ad avvalersi dei moderni strumenti di archiviazione digitale perché temono che i costi siano eccessivi. Si tratta, in realtà, di una fake news, dal momento che è piuttosto vero il contrario.
Certo, c’è un investimento iniziale da fare, il quale viene però recuperato fin da subito grazie a un risparmio prima di tutto di carta e spazi occupati dai tradizionali documenti digitali, e poi in virtù di un’ottimizzazione per quanto concerne la gestione delle informazioni.
C’è poi un altro fattore tutt’altro che irrilevante e interessa la forte limitazione degli errori, la quale è invece una caratteristica (negativa e inevitabile) dei formati cartacei. I documenti online elaborati grazie ai moderni programmi di archiviazione digitale sono decisamente più precisi e si sa: risolvere una problematica è molto più oneroso che prevenirla.
Smart working e lavoro ibrido? Possibili con l’archiviazione digitale
Le aziende stanno traendo vantaggio, così come i lavoratori, dalle nuove modalità di lavoro da remoto e ibrido. In particolare, quest’ultima soluzione si sta rivelando quella più apprezzata in assoluto dal momento che è in grado di coniugare i benefici di entrambe le opzioni, in presenza e da remoto.
La conservazione digitale dei documenti è un aspetto essenziale per qualsiasi impresa che desideri andare in tale direzione. La ragione è facilmente intuibile: poiché le informazioni si trovano online (e non in un luogo fisico) non c’è più bisogno di recarsi per la loro consultazione presso un determinato luogo di lavoro. E questo semplifica non poco l’operatività di qualsiasi realtà di business.
